2016年1月26日 星期二

[職場人生] 新鮮人大哉問 - 主管的要求都是合理的嗎?


        世間事沒有非黑即白,也沒有孰是孰非,只有立場與觀點角度不同,還有該怎麼做。  因此職場所賦予的要求,也就沒有所謂的合不合理,只有該如何做。

        年輕人跟阿姐分享過他的職場觀察後,又來找阿姐聊天了。  年輕人說他近來對於主管指派的工作無法在主管的要求期限內完成很是苦惱,而主管給他的回應讓他心中有稍稍的不滿,不知道這樣的指派是合理的嗎?

※※※※※※※※※※※※※※※※

年輕人:「近來主管常給我一些急件,但是我明明手上還有一些事情正在處理。 主管好像不大管我手邊正在處理的工作,就又將新的事情交給我做,還要我當天完成。  當我跟主管說我做不完時,主管還是說你要在今天完成,讓我心中圈圈叉叉的,心中很是煩躁。 我不知道該如何處理這種情形?」

阿姐問:「主管給你工作的時候,你當時的反應與跟主管的對話是怎樣的狀況,可否說給阿姐聽聽?」

年輕人:「因為當時手邊正忙別的事情,也就沒有怎麼搭理主管,就嗯了一聲啦。 等開始做時,才發現要做的項目很多ㄟ,根本沒辦法在主管要求的時間內完成的啊!」

阿姐說:「所以當主管給你工作的時候,你沒有馬上跟主管討論與了解工作的詳細內容,對吧?」

年輕人:「對啊! 因為我正在忙我當時手邊的工作,當然就沒有馬上仔細看啊!  等到開始做時才發現怎麼那麼多,根本做不完的哪!  我那時就跟主管反應會做不完,主管還是要我在期限內完成,不管我跟他說的話,我覺得很煩躁,不知道該怎麼處理這樣的情形。」

※※※※※※※※※※※※※※※※

        阿姐看年輕人煩躁的說著他近日的煩躁,其實是由於無法在期限內完成工作下,對於自我的能力產生懷疑以及對於工作有所期許下的壓力,同時也有不如何跟主管在工作上做好協商與互動的不安。   職場新鮮人通常較難拿捏自己的工作達成狀況,也不知道如何與主管做工作上的溝通,對於主管的任務交辦,若覺得不合理又不知該不該,與如何與主管協商。

        阿姐跟年輕人說,當主管給予新的交辦事項時,務必要停下手邊的事情,去了解與聽懂主管的指示,同時最好能重述一次給主管聽,這樣可以避免訊息傳遞時理解的錯誤。 同時最好能評估自己對於所交辦事項的可執行度與時程,若無法在限期內完成任務,也可以先了解那些是必須與必要先完成的部分,同時讓主管知道目前手上的工作還需要多少時間才可以完成,讓主管了解你目前的工作量。 如此即使主管還是希望你能在期限內完成,你也因為已經表明你目前的狀況,對於新工作若真的無法如期完成,也算是有個先行的告知,一般明理的主管其實並不會因此而對你有所苛責的。  反倒是沒有回應,讓主管以為你沒有問題,卻在時間期限將屆時才提出無法完成的告知,這樣才是讓主管來個措手不及。

        職場新鮮人不需因為無法完成主管交辦的事項,而認為是自己能力不足;職場本來就是一串串接續不斷的工作,與在一串串工作中的學習;你要擔心的是能否有一個接一個的新工作可以學習,是不是只重複做同樣的工作做了許久,而沒有新的工作讓你學習。 主管的要求沒有合不合理,只有你能不能達成任務而已。 管理學者博恩崔西(Brian Tracy)曾經說過:「不論你的職稱是甚麼,你真正的工作職稱應該是問題解決者,這才是你的價值所在。」

                                                           ※※※※※※※※※※※※※※※※

阿姐問年輕人:「這樣有沒有解決你心頭煩躁的苦惱了呢?」

年輕人點點頭說:「我現在知道如何跟主管溝通工作的狀況了,我應該先了解新的工作內容,再評估我自己目前的工作後,給老板一個現況報告;同時當主管來找我時,我必須先停下手邊的工作,了解所指派的工作內容,也要重述一次主管交待的任務,然後問清楚重要與必須在期限內完成的部份。再跟主管表達我的工作現況,跟如何處理分派我的工作時程。 這樣跟主管報告,會不會好像又變得太囉嗦了呢!」

阿姐笑著說:「很好,你已經知道跟主管溝通的第一個要件,就是先說Yes不說No。 你的停下來仔細聆聽就是一個很好的Yes的肢體回應。  至於如何說No,便必須要有所根據與理由來解釋。 你這樣的有邏輯有思緒的回應,對於新進員工來說是必要的,等假以時日,這些基本動作自然成了一種習慣。  同時當你取得主管對於你工作的認可與信任後,有些事項就成了工作中的相互默契,等你工作一段時間後,你會懂的。」

年輕人也笑著說:「其實我也可以了解主管為何給我的工作時間總是壓得這麼緊, 因為我現在接的工作都是急著要上線的事情啦!  而且目前都是我在做,我做的東西跟學的比其他人都還多呢! 」

                                                           ※※※※※※※※※※※※※※※※

         阿姐看著年輕人那原本緊蹙的眉心已漸漸舒展開來,阿姐對年輕人說,天晚了該回家休息好準備明天繼續上工。  阿姐知道在這片土地上,仍有許多擁有理想,帶著希望與夢想的年輕職場鬥士們,正腳踏實地的努力經營我們的美麗寶島 ~~